Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh
institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan
yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu
berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan
jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini.
Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi.
Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan
mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi
organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat
jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan
arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.
Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengelolaan
arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut
meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive). Tujuan akhir manajemen
kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta
mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas
institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien
Memasuki era globalisasi, persaiangan yang
ketat membutuhkan infomasi yang cepat dan tepat, dengan demikian pengambil
kebijakan mampu mengambil keputusan yang tepat sasaran. Informasi-informasi yang
dibutuhkan tersebut adalah arsip. Dengan demikian arsip wajib dikelola secara
manual dan juga memanfaatkan teknologi informasi/ digitalisasi arsip untuk
meningkatkan kinerja pengelolaan arsip.
